Anyplace, anytime – Meetings standortübergreifend gestalten

Egal, ob sich die Teilnehmer im Homeoffice, Coworking-Space oder einfach nur an verschiedenen Unternehmensstandorten befinden – webbasierte Konferenzen sind, nicht zuletzt dank der entsprechenden Technologien, inzwischen keine Seltenheit mehr.

13. Juni 2019 – Die Kalender sind jeden Tag voll damit: Meetings in eigens dafür eingerichteten und ausgestatteten Räumen. Dort werden die unterschiedlichsten Themen diskutiert, Präsentationen gehalten oder kreative Ideen gesammelt. Besonders für den letzten Punkt kann es fruchtbar sein, den klassischen Sitz-Rahmen eines Meetings zu verlassen und sich frei im Raum zu bewegen: Dann wird in der einen Sekunde noch eine Präsentation gehalten und in der nächsten werden schon am Flipchart neue Ideen gesammelt.

Meetings finden immer öfter ortsunabhängig statt

Diese freie Form der Meeting-Gestaltung bringt für die Teilnehmer viele Vorteile. Jedoch wird das klassische Set-up – eine Gruppe von Personen befindet sich an einem Ort und hält gemeinsam ein Meeting ab –heutzutage immer seltener. Stattdessen hat sich eine neue Meeting-Kultur entwickelt: Ein Teil der Meeting-

Teilnehmer sitzt an einem Ort, während sich der Rest ganz bequem von extern und über Anwendungen wie Skype for Business dazu schaltet. Hauptgründe hierfür sind enorme Kosten- und Zeitersparnisse. Dank Online-Meetings entfällt das Hin- und Herreisen zu verschiedenen nationalen und internationalen Unternehmensstandorten, Geschäftspartnern und Kunden.

Die Herausforderungen der neuen Meeting-Formate

Stell dir folgendes Szenario einmal vor: Du bist Business- Professional in einem weltweit agierenden Unternehmen. Jede Woche stehen bei dir viele Meetings mit extern dazu geschalteten Kollegen an, bei denen ihr die Dokumente dank Videokonferenzsystem und dazugehöriger Software online teilt. Eine effektive Zusammenarbeit und ein fundierter Austausch sind das oberste Ziel.

Heute steht ein Brainstorming zu einem neuen Produkt auf der Agenda, zu dem du Kollegen inhouse eingeladen hast. Zwei Kollegen aus UK werden per Konferenzsystem dazu geschaltet. Normalerweise nutzt ihr während Kreativ-Meetings Tools wie Flipcharts oder Post-it-Walls, um eure ersten Ideen und Gedanken festzuhalten. Höchstwahrscheinlich wirst du auch heute dazu tendieren, mindestens eines dieser Werkzeuge während eures Austausches nutzen zu wollen. Du greifst also zum Whiteboard und beginnst, stichwortartig die wichtigsten Punkte festzuhalten. Dabei fragst du einen der dazu geschalteten Kollegen aus UK nach seiner Meinung. Der reagiert jedoch nicht. Daraufhin drehst du dich wieder zum Mikrofon hin und sprichst ihn erneut an. Erst da antwortet er dir und teilt dir gleichzeitig mit, dass die Verbindung gestört war.

Es wird nicht der einzige Vorfall dieser Art bleiben: Immer dann, wenn ein Teilnehmer im Meeting-Raum vom Mikrofon abgewandt spricht, sich im Raum bewegt oder es schnelle Wortwechsel zwischen dir und einem deiner Kollegen gibt, können euch eure Kollegen aus UK nur schlecht oder gar nicht verstehen, woraufhin ihr viele Inhalte wiederholen müsst. Schnell verlieren die ersten Kollegen im Raum die Konzentration und greifen zu ihren Smartphones.

Damit ihr euer Meeting trotzdem noch einigermaßen erfolgreich beenden könnt, bleibt dir und den anderen Teilnehmern vor Ort nichts anderes übrig, als die gesamte Dauer des Meetings über mehr oder weniger auf euren Plätzen sitzen zu bleiben und direkt in Richtung des Mikrofons zu sprechen, damit es keine Störung bei der Übertragung gibt. Das sorgt dafür, dass ihr in euren kreativen Denkprozessen beeinträchtigt werdet und das Meeting nicht annähernd so effizient verläuft wie sonst.

Welche Lösungsansätze gibt es, um auch in Webmeetings fokussiert, effizient und kreativ zu arbeiten?

Ein No-Brainer ist, gewisse Regeln in Bezug auf die Kommunikation festzulegen:

Dennoch bleiben ein paar Punkte offen: unter anderem die gute Soundqualität sowie die fehlende Bewegungsfreiheit. Abhilfe können hier Deckenmikrofone wie das TeamConnect Ceiling 2 von Sennheiser schaffen. Die integrierte Beamforming-Technologie sorgt dafür, dass sich das Mikrofon automatisch an die aktuell sprechende Person im Raum anpasst. Das gewährleistet jederzeit optimale Sprachverständlichkeit für die dazu geschalteten Teilnehmer und 100-prozentige Bewegungsfreiheit für die Personen im Raum.

Effiziente und erfolgreiche Meetings resultieren aus einem Mix aus einer guten Vorbereitung beziehungsweise Struktur und geeigneten Tools und Produktlösungen, die optimale Bedingungen für alle Beteiligten eines Meetings schaffen. Du willst mehr erfahren und suchst Inspirationen für innovative Meeting-Lösungen?
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