Arbeiten während Pandemien: Technologien für Unternehmen in Zeiten von Corona

30. März 2020

Es bleibt zwar abzuwarten, wie genau Covid-19 unsere Welt langfristig verändern wird, aber eines ist schon heute klar: Soziale Distanzierung und soziale Isolierung sind notwendig, um das Virus zu verlangsamen und damit Leben zu retten.

Nicht jeder kann seinen Job einfach von zu Hause aus erledigen. Die Unternehmen aber, für die Homeoffice sich technisch umsetzen lässt, haben ihre Belegschaft vernünftigerweise weitestgehend nach Hause geschickt. Zum Glück benötigen viele Arbeitsplätze im digitalen Zeitalter nicht viel mehr als einen Laptop, Strom und WLAN. Doch mit dem Macbook am Küchentisch zu sitzen und so das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, ist gar nicht so einfach.

Es gilt, die Arbeitsmoral und die Unternehmenskultur aufrecht zu erhalten – auch dann, wenn Mitarbeiter zu Hause auf einem Vorrat an Nudel sitzen, sich um ihre älteren Familienmitglieder sorgen, mit einem hibbeligen Kind, das eigentlich in den Kindergarten gehört. Keine leichte Aufgabe.

Und es kommt nicht nur auf Lösungen für den Umgang mit der sozialen Isolation von heute an. Unternehmen sollten sich auch Gedanken um die Zukunft machen.

Denn Wissenschaftler sind sich einig: Covid-19 ist nicht die letzte Pandemie, mit der wir werden umgehen müssen. Aufgrund des Populationswachstums und der Erwärmung des Planeten werden ähnliche Ausbrüche immer häufiger auftreten.

Home Office Ideen, die sich schnell umsetzen lassen

Wenn Ihre Mitarbeiter noch zu den letzten gehören, die weiterhin im Büro sitzen, sollten Sie sich schnell auf den Umstieg zum Homeoffice vorbereiten. Hier ein paar recht einfache Ideen, die sich schnell implementieren lassen:

1. Sorgen Sie für die richtige Hardware.

Dazu gehört möglicherweise, dass Sie Ihren Mitarbeitern ein paar zusätzliche Einkäufe mit der Firmenkreditkarte erlauben. Nicht jeder ist darauf eingerichtet, von zu Hause aus zu arbeiten. Um die Produktivität aufrechtzuerhalten, braucht der ein oder andere vielleicht einen zusätzlichen Bildschirm oder ähnliches. Auch wenn die soziale Isolation hoffentlich nur vorübergehend notwendig ist, sind ergonomische Lösungen die bessere Wahl.

2. Veröffentlichen Sie Guidelines für das Home Office.

Und dabei muss es sich gar nicht um ein umfangreiches Dokument handeln. Die Festlegung einiger Grundregeln zur Kommunikation und Verfügbarkeit sowie das Kommunizieren von Erwartungen hilft Ihren Mitarbeitern, eine grundlegende Struktur für die Arbeit von zu Hause aufzubauen.

3. Bekämpfen Sie die soziale Isolation durch Kaffee-Chat-Roulette oder andere Spiele.

Bei der Arbeit geht es nicht nur darum, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Normalerweise sehen wir unsere Kollegen mehr als unsere Familien und engsten Freunde. Wenn dieser Teil des sozialen Lebens plötzlich wegfällt, zusammen mit einem Großteil aller sozialen Kontakte, leiden Menschen seelisch.

Als “soziale Tiere” kommen wir in der Isolation nicht gut zurecht. Um die Belastung zu verringern, sollten Sie darüber nachdenken, zufällig ausgewählte Mitarbeiter für ein virtuelles Kaffee-Treffen zusammenzubringen! Oder Sie könnten einen Gruppenchat einrichten, in dem die Leute ihre Ideen für Quarantänemahlzeiten oder Lieblingssendungen auf Netflix diskutieren können. Alles, was dazu beiträgt, dass man sich mehr verbunden fühlt.

Ein Beispiel für eine Nachricht in einem Quarantäne-Gruppen-Chat von Michael, der für ein Internet-Startup arbeitet, das seine Belegschaft für sechs Wochen nach Hause geschickt hat

Wie Sie sich in Zukunft mit der richtigen Technologie und den richtigen Prozessen auf Remote Work vorbereiten

Die erfolgreiche Vorbereitung auf längere Zeiträume im Home Office umfasst zwei Aspekte:

Physische Vorbereitung (Hardware, Software, Tools)
Mentale Vorbereitung (Mindset, Motivation, Kommunikationsfähigkeit usw.)

Wir werden diese beiden Gebiete etwas beleuchten. Bitte beachten Sie dabei, dass es hier keine Einheitslösung gibt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mit hochsensiblen Daten arbeitet (wie Unternehmen des Gesundheitswesens oder Regierungsorganisationen), werden einige der genannten Strategien und Tools für Sie einfach nicht funktionieren.

Hardware-Essentials für das Home Office

Diesen Teil müssen wir nicht komplizierter machen, als er ist. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie brauchen, um ihre beste Arbeit zu leisten. Einige verwenden gerne ergonomische externe Tastaturen, andere tippen lieber direkt auf ihren Laptops.

Kleinere Gegenstände sollten in Situationen wie der Corona-Sperre aus dem Büro mit nach Hause genommen werden. Größere Gegenstände wie zusätzliche Bildschirme müssen eventuell zusätzlich gekauft werden.

Um produktives Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen, muss die Kommunikation einfach richtig gut laufen. Das funktioniert nur mit:

einer guten Webcam und
starken Audio-Lösungen, sowie
zukunftsorientierten Konferenzlösungen.

Nicht alle Unternehmen konnten ihr gesamtes Personal nach Hause schicken.

In einigen Fällen müssen bestimmte Gruppen von Mitarbeitern noch ins Büro kommen. Eine Agentur in Berlin zum Beispiel bittet das Finanzteam und alle Mitarbeiter in Führungspositionen, weiterhin täglich im Büro zu erscheinen.

In solchen Fällen sind gute Konferenzlösungen wichtiger denn je. Um beispielsweise mit ihren Teams zu Hause in Verbindung zu treten, benötigt das Führungsteam besagter Agentur stabile, zuverlässige und innovative Hardwarelösungen wie das Sennheiser Deckenmikrofon TeamConnect Ceiling 2.

Einen Vorteil hat es, wenn eine ausgewählte Gruppe von Personen noch im Büro ist: Sie haben Zugang zu Whiteboards, Großbildschirmen, Projektoren usw. So können Besprechungen effizienter gestaltet werden, als wenn jeder im Meeting vor einem winzigen 13-Zoll-Bildschirm sitzt.

Falls Ihr Unternehmen noch Personal in den Büroräumen hat, gibt es einige Grundregeln, um den Ausbruch von Covid-19 zu stoppen:

Stellen Sie jedem, der vom Büro aus arbeitet, einen separaten Raum und ein separates Bad zur Verfügung, soweit möglich.
Achten Sie darauf, dass alles ständig desinfiziert wird (Türgriffe, Mikrofone, Fahrstuhlknöpfe usw. Insbesondere Kunststoff- und Metalloberflächen benötigen besondere Aufmerksamkeit).
Stellen Sie einige Schilder auf, die Ihre Mitarbeiter daran erinnern, zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, zum Beispiel beim Händewaschen.

Die richtige Software und Tools für Remote Work

Zusätzlich zu Ihrem üblichen Tech-Stack brauchen Sie genau jetzt besonders starke Kommunikationslösungen. Tools wie Slack and Zoom (oder Skype for Business / GoToMeeting / etc.) sind nicht mehr optional. Sie sollten Lösungen für diese fünf Kommunikationsarten einführen:

Online-Meetings, entweder 1:1 oder in größeren Gruppen. Bei unternehmensweiten Remote-Meetings ist es wichtig, dass die Teilnehmer stummgeschaltet werden können, die Hand zur Abstimmung heben und im Chat Fragen stellen können.
Schriftliche Kommunikation für zwischendurch. E-Mail ist hier nicht ideal, da ein intuitives Chat-Erlebnis fehlt und somit Geschwindigkeit verloren geht. Vergewissern Sie sich, dass das Tool Ihrer Wahl es Ihnen erlaubt, Teamkollegen zu taggen (“@-mention”) und Push-Benachrichtigungen zu senden.
Längere schriftliche Kommunikation per E-Mail.
Dokumentation und kollaborative Dokumente, wie z.B. ein internes Wiki (z.B. mit Confluence) oder gemeinsam genutzte Dokumente auf Google Drive oder SharePoint.
Projekt- und Aufgabenmanagement-Software wie Jira, Trello oder Monday, damit Kollegen sich gegenseitig über Aufgaben informieren können, bei denen sie Hilfe benötigen und Projekte planen können.

Kommunikations-Tools helfen nicht nur bei der Abstimmung über direkt arbeitsbezogene Themen. Sie erleichtern es auch, generell in Verbindung zu bleiben und sich bei der psychischen Belastung des Alleinseins gegenseitig beizustehen.

Zusätzlich zu diesen absoluten "Must Haves" hier noch einige optionale Maßnahmen:

Richten Sie ein VPN ein, um Ihre sensiblen Daten zu schützen.
Implementieren Sie Produktivitätstools wie z.B. Freedom, mit dem bestimmte Arten von Webseiten zu bestimmten Zeit blockiert werden können.
Wenn Sie noch keine KPIs tracken, fangen Sie jetzt damit an! Auf diese Weise weiß jeder, was von ihm erwartet wird, und Sie behalten den Überblick, auch wenn das Team nicht physisch zusammen ist. Beispiele für KPIs könnten gelöste Tickets, getätigte Anrufe oder erledigte Aufgaben sein.

Mindset, Motivation und Kommunikationsfähigkeiten, die Ihr Team während der Quarantäne benötigen

Um ganz ehrlich zu sein, ist es sehr schwer vorherzusagen, wie sich mehrere Wochen Quarantäne und soziale Isolation auf die psychische Gesundheit und die damit verbundene Produktivität der Arbeitnehmer auswirken werden. Dies ist die erste Pandemie des digitalen Zeitalters.

Es gibt jedoch ein paar Dinge, die absehbar sind:

Auch wenn Telearbeiter in der Regel produktiver sind als ihre Kollegen im Büro, wird die langfristige Quarantäne mit eingeschränktem Zugang zu Sport, frischer Luft und sozialen Kontakten uns alle wahrscheinlich eher weniger produktiv machen.
Für Unternehmen, die es nicht gewohnt sind, remote zu arbeiten, wird die Kommunikation zunächst eine große Herausforderung darstellen.
Eigene Grenzen abzustecken und Arbeitszeiten einzuhalten wird immer schwieriger, wenn Kinder aufgrund geschlossener Schulen und Kindergärten zu Hause bleiben.

Tipps für Produktivität trotz Ausgangssperre

Auf der Suche nach Tipps und Tricks für mehr Produktivität im Home Office hilft uns der Erfahrungsschatz langjähriger Freelancer und Remote Worker.

Alte Hasen auf dem Gebiet raten gemeinhin folgendes:

Ziehen Sie sich normale Kleidung an, auch wenn Sie wissen, dass Sie das Haus nicht verlassen werden. Das hilft dabei, den Respekt vor der eigenen Person und der Arbeit nicht zu verlieren.
Überkommunizieren Sie, um zu vermeiden, dass Informationen verloren gehen. Es ist besser, ein paar unnötige Nachrichten zu senden, als eine wichtige zu vergessen.
Richten Sie einen Arbeitsplatz ein und machen Sie Ihren Mitbewohnern wie Familie und Kindern klar, dass Sie dort Ruhe brauchen, um sich zu konzentrieren.
Rechnen Sie nicht mit acht Stunden produktiver Arbeit am Tag. Das schafft nämlich (fast) niemand. Lassen Sie es ruhig angehen und arbeiten Sie, wenn Sie geistig fit sind. 90 Minuten sind ein gute zeitliches Limit für konzentriertes Arbeiten, nach dem es definitiv Zeit für eine Pause ist. Für manche Menschen wirkt auch die Pomodoro-Technik Wunder.
Versuchen Sie, Ablenkungen wie Netflix, soziale Medien und Nachrichtenseiten zu begrenzen.
Entwickeln Sie Ihre eigenen Gewohnheiten für einen produktiven Tag. Das braucht Zeit, da Sie sich erst einmal selbst kennenlernen und herausfinden müssen, was für Sie funktioniert. Manche Menschen finden es zum Beispiel hilfreich, ihren Abwasch zu erledigen, wenn sie an einem Arbeitsproblem festhängen, weil dadurch die Gedanken entwirrt werden. Andere genießen ein kleines Power-Nickerchen am Nachmittag. Zu Hause haben Sie endlich den Raum, Ihre ganz eigenen Routinen auszuprobieren und Ihren eigenen Regeln zu folgen.

Wie Sie Ihr Team unterstützen können

Um Ihr Team bei der Einhaltung dieser allgemeinen Richtlinien zu unterstützen, können Sie tägliche virtuelle Stand-up-Meetings einrichten, ihnen bei allen Fragen zu ihrer Remote-Arbeitsroutine helfen und möglicherweise sogar Trainings ausarbeiten, die während der Quarantäne angeboten werden.

Die Arbeit von zu Hause aus erfordert eine andere Denkweise als die Arbeit im Büro. Je schneller Ihr Team das lernt und je mehr die Menschen sich gegenseitig unterstützen, desto besser stehen Ihre Chancen.

Ein Beispiel für ein Unternehmen, das virtuelle Kochkurse für die Mittagspause anbietet

Zum Schluss - Ruhe bewahren!

Wenn Ihre Mitarbeiter zu Hause mit der richtigen Hardware, Software und den richtigen Ressourcen ausgestattet sind, ist schonmal viel erreicht. Sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, und halten Sie die Kommunikation so aktiv und einfach wie möglich. Wir werden in diesen schwierigen Zeiten viel virtuellen Kontakt mit anderen brauchen.

Und sehen Sie diese Krise auch als Chance zum Lernen. Wenn diese Sache vorbei ist, wenn wir wieder zusammensitzen und nach der Arbeit ein Feierabendbier trinken können, werden wir um einiges weiser sein und genau wissen, was nötig ist, um ein Unternehmen am Laufen zu halten - sogar in Quarantäne.