Produktive Meetings: Die 5 wichtigsten Regeln für erfolgreiche Besprechungen

Endlose Monologe über Nichtigkeiten, keine klare Agenda und immer wieder die gleichen Kollegen, die zu spät kommen – für die meisten Menschen sind Meetings einfach nur nerviges Pflichtprogramm. Das liegt daran, dass Besprechungen oft nicht optimal vorbereitet sind oder dass der Zweck eines Meetings vorab nicht klar kommuniziert wird. Vielleicht sind aber auch einfach nicht alle relevanten Stakeholder anwesend oder per Kollaborations-Tools wie Skype for Business oder Microsoft Teams zugeschaltet. Oder es nehmen einfach zu viele Kollegen am Meeting teil, für die das aktuelle Thema überhaupt nicht relevant ist.

Unproduktive Meetings sind nicht nur nervtötend für alle Teilnehmer – sie gehen auch richtig ins Geld. Laut dem „State of Meetings 2019“-Bericht von Doodle werden 2019 die Kosten für schlecht organisierte Meetings in den USA 399 Milliarden Dollar und in Deutschland rund 74 Milliarden Dollar betragen. Fast zwei Drittel (71%) der befragten Fachkräfte gaben an, jede Woche wichtige Arbeitszeit durch unnötige oder abgesagte Meetings zu verlieren. Die Studie „Time Talent Energy“ der Managementberatung Bain & Company hat ergeben, dass ein produktives Meeting mit maximal 7 Teilnehmern stattfinden sollte. Jede weitere anwesende Person senkt die Chance, eine Entscheidung zu treffen, um 10 Prozent. Die Studienautoren kommen zu dem erschreckenden Ergebnis, dass 40 Prozent aller Meetings ineffektiv sind.

Angesicht dieser Zahlen stellt sich die Frage: ist es wirklich so schwer, ein gutes Meeting zu planen und durchzuführen? Keine Angst: es ist kein Hexenwerk, eine Besprechung effizient zu gestalten. Egal, ob als Organisator oder als Teilnehmer – wenn Sie ein paar Punkte beachten, werden Ihre Besprechungen in Zukunft ein voller Erfolg. Bei der effizienten Gestaltung von Besprechungen spielen die richtige Arbeitsumgebung, eine gewissenhafte Dokumentation der besprochenen Punkte und – last but not least – ein aktiv gelebte Meetingkultur eine zentrale Rolle.

Meetingraum – Wie sieht ein gutes Besprechungszimmer aus?

Egal, ob es um Vor-Ort-Meetings oder Online-Besprechungen geht – der richtige Raum ist entscheidend für ein produktives Meeting. Besprechungszimmer sollten mit einem großen, möglichst ovalen Tisch und bequemen Stühlen ausgestattet sein. Natürliches Licht und ein minimalistisches Raumdesign fördern die Konzentration der Teilnehmer. Meetingräume in Unternehmen müssen heute alle Anforderungen der digitalisierten Arbeitswelt erfüllen. ​ Deshalb sollten neben den obligatorischen Haftnotizen und Flipcharts auch ein Whiteboard und ein Video-Display zum Standard gehören. Bei der Anschaffung von Mikrofonen und Bildschirmen für den Livestream mit Remote-Teilnehmern des Meetings ist es wichtig, dass sie mit den gängigen Drittanbieterlösungen genutzt werden können. Zukunftssichere Technologie-Tools sind etwa kompatibel mit Microsoft Teams, dem Teamwork-Hub von Microsoft.

Meeting Minutes – Welche inhaltlichen Punkte sollten Sie schriftlich festhalten?

Protokolle – ein Thema, das bei den meisten Menschen nicht gerade für Begeisterung sorgt. Die sogenannten Meeting Minutes sind aber wichtig, um getroffene Entscheidungen nachvollziehen zu können und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren. Spezielle Meeting Minutes-Apps erleichtern die Erstellung des Protokolls und dessen Weiterleitung an alle Teilnehmer. ​ Es ist entscheidend, dass die Meeting Minutes möglichst bald nach der Sitzung ausgearbeitet und allen Teilnehmer zugänglich gemacht werden. Sie dienen schließlich als Erinnerungsstütze und als wichtige Grundlage für die Vorbereitung auf das nächste Meeting.

Folgende Punkte sollten Meeting Minutes enthalten:

Gegebenenfalls können Sie bei der Verteilung der Meeting Minutes an die Besprechungsteilnehmer via Mail oder über Kollaborations-Plattformen noch relevante Dokumente, wie zum Beispiel Statistiken, anfügen.

Meetingkultur – Warum ist eine Besprechungs-Netiquette ­so wichtig?

Einander zuhören, dem anderen nicht ins Wort fallen und nicht auf dem Handy daddeln, während jemand spricht – eigentlich alles Selbstverständlichkeiten in jeder Form von Kommunikation. Leider vergessen manche Menschen in Meetings ihre gute Kinderstube und beginnen irgendwann, sich intensiv mit dem Smartphone zu beschäftigen, holen noch schnell ihr Frühstück nach oder starten ungeniert Seitengespräche mit dem Sitznachbarn. Um solches Verhalten zu verhindern, ist es sinnvoll, klare Meeting-Regeln zu formulieren und vorab zu kommunizieren. So laufen Besprechungen effizienter ab und die Teilnehmer verlassen den Meeting-Raum nicht mehr genervt oder gelangweilt. Wenn möglich, sollten die Meeting-Regeln bei jedem Treffen gut sichtbar im Raum angebracht werden. So fällt es den Teilnehmern leichter, sich auf die Besprechungs-Netiquette zu besinnen. Und wenn jemand mit seinem Verhalten aus dem Rahmen fällt, kann man mit Hilfe des optischen Reminders schnell auf die festgelegten Benimmregeln verweisen.

Gute Vorbereitung zahlt sich aus

Nicht nur durch das Festlegen von Meeting-Regeln können Sie bereits vor der Besprechung zu deren Erfolg beitragen. Für ein produktives Meeting ist es auch wichtig, dass Sie nur relevante Teilnehmer einladen. Zusätzliche Teilnehmer führen möglicherweise dazu, dass nicht mehr fokussiert diskutiert wird. Man sollte also die unbedingt notwendige Teilnehmerzahl einhalten. Wie so oft bestätigt hier allerdings die Ausnahme die Regel: Manchmal kann es durchaus sinnvoll sein, jemandem mit ins Meeting zu holen, der nicht so tief im Thema ist wie die anderen Teilnehmer und eine unvoreingenommene Sicht auf die Dinge einbringen kann – zum Beispiel die Kollegin aus einer anderen, fachfremden Abteilung. Ein weiterer wichtiger Faktor im Vorfeld einer Besprechung ist die Vorbereitung des Meetingraums. Leider wird die Bedeutung dieses Schritts häufig vernachlässigt, gerade wenn man einen eng getakteten Arbeitstag hat. Eine gute Vorbereitung des Meetingraums spart Besprechungszeit und steigert die Konzentration der Teilnehmer, indem sie Ablenkungen minimiert. Hängen vielleicht noch Flipcharts von der vorangegangenen Besprechung an der Wand? Oder wurde das Whiteboard nicht gereinigt? Sind ausreichend Getränke vorhanden? Vielleicht müssen Sie auch noch eine Präsentation auf Ihrem Laptop starten, damit sie bereits beim Eintreffen der Teilnehmer verfügbar ist.

Wenn im Raum alles gut vorbereitet und eingerichtet ist, kann es losgehen mit dem Meeting! Hier sind die 5 wichtigsten Regeln für produktive und effiziente Meetings:

Meeting-Regeln

1. Pünktlich und vorbereitet sein

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit: pünktlich und inhaltlich gut vorbereitetet zum Meeting zu erscheinen, gebieten schon die Regeln der Höflichkeit. Darüber hinaus spart es wertvolle Zeit und steigert die Produktivität des Meetings. Wenn alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind, müssen nicht zu Beginn des Treffens erst Inhalte referiert oder Zusammenhänge erklärt werden für diejenigen, die sich nicht vorbereitet haben. Oder, noch ungünstiger: die schlecht vorbereiteten Teilnehmer stellen aus Scham keine Fragen und das gesamte Meeting gerät dadurch ins Stocken.

2. Zweck und Art des Meetings definieren

Worum geht es in der Besprechung? Wollen Sie Informationen über den letzten Messeauftritts Ihres Unternehmens teilen? Geht es um Problemlösungen für ineffiziente Arbeitsprozesse? Oder soll Ihre Abteilung strategisch neu ausgerichtet werden? Sie sollten Ziele und Erwartungen bereits in der Einladung zum Meeting und nochmals zu Beginn der Besprechung klar benennen. Moderieren Sie das Meeting entsprechend der Zielvorgaben und werten Sie es zum Schluss kurz dementsprechend aus. Wurden alle gesteckten Ziele während des Meetings erreicht? Falls nicht, sollten Sie das in den Meeting Minutes festhalten. So werden unerledigte Themen zum Teil der Agenda für das nächste Meeting.

3. Zeitvorgaben einhalten

Time is money! Damit keine Arbeitszeit in unnötig langen Meetings verlorengeht, sollten Zeitvorgaben strikt eingehalten werden. Dabei sollten Sie nicht nur die Gesamtdauer der Besprechung beachten. Auch jedem Thema auf der Tagesordnung kann eine bestimmte Zeitspanne zugeordnet werden. So vermeiden Sie es, inhaltlich abzuschweifen oder eine lebhafte Diskussion ausufern zu lassen. Um die Zeitvorgaben einzuhalten, kann man einen Zeitnehmer benennen, der eisern zum nächsten Thema überleitet, wenn ein Time-Slot abgelaufen ist.

4. Seien Sie präsent – nicht nur körperlich!

Auch wenn es gerade bei längeren Besprechungen manchmal schwerfällt: bleiben Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit beim Thema. Für die Dauer des Meetings steht nur die Besprechungsagenda im Fokus. Beginnen Sie keine Privatgespräche mit Ihrem Sitznachbarn. Das ist nicht nur unhöflich, sondern stört auch die Konzentration der anderen Teilnehmer und kann die Produktivität des ganzen Meetings negativ beeinflussen.

5. Bleiben Sie fair und freundlich

Hören Sie den anderen Teilnehmern aktiv zu und fallen Sie ihnen nicht ins Wort. Bei Kritik sollten Sie nicht emotional reagieren, sondern auf der Sachebene argumentieren. Feedback sollte immer konstruktiv, niemals destruktiv sein. Um Ablenkungen zu minimieren und die Face-to-Face-Kommunikation im Meetingraum zu fördern, hat sich in einigen Unternehmen bei Besprechungen übrigens ein Smartphone-Verbot bewährt.

Fazit

Eine durchdachte Meeting-Netiquette und ein gut vorbereiteter Besprechungsraum machen Besprechungen nicht nur für alle Teilnehmer angenehmer, sondern auch wesentlich effizienter. Eine aktiv gelebte Meetingkultur trägt so auf lange Sicht dazu bei, den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern. Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Thema nicht unbedingt eine eigene Besprechung erfordert oder wenn es bei einem Jour fixe ausnahmsweise einfach mal nichts zu besprechen gibt: streichen Sie den Termin! Im Zweifel können Sie mit einer gut formulierten Rundmail oder Slack-Nachricht mehr erreichen als durch ein schlecht organisiertes oder unnötiges Meeting.