Welche Präsentationstechniken Ihnen in Business-Meetings helfen können

Und warum es nicht reicht, ein paar PowerPoint Slides an die Wand zu werfen

26. November 2019 – Hier ist die unbequeme Wahrheit: die meisten Präsentationen sind schlecht vorbereitet, nicht tief genug durchdacht und hinterlassen keinen bleibenden Eindruck bei den Zuhörern. Um die Aufmerksamkeit unserer Goldfisch-Gehirne in Zeiten konstanter Ablenkungen zu fesseln, muss eine Präsentation also nicht nur gut sein, sondern überragend. Dazu gehören Präsentations-Tricks zu Struktur und Darbietung, aber auch die Wahl des richtigen Mediums ist entscheidend. ​ 

Welche Präsentationstechniken gibt es? 

Der Begriff “Präsentationstechnik” wird für zwei verschiedene Aspekte von Präsentationen verwendet. Zum einen sind die technischen Hilfsmittel gemeint, die bei einer Präsentation zum Einsatz kommen. Dazu gehören PowerPoint, andere digitale Präsentationsmedien sowie haptische Hilfsmittel wie FlipCharts.

Zum anderen versteht man unter Präsentationstechniken die Techniken und Tricks, die den Vortrag spannend gestalten und dafür sorgen, dass die Botschaft beim Publikum ankommt, verstanden und abgespeichert wird. Beide Aspekte werden im Folgenden beleuchtet, beginnend mit den technischen Hilfsmitteln. ​ 

PowerPoint vs. neue Präsentationstechniken 

Von zwanzig PowerPoint-Slides erinnern Probanden sich im Durchschnitt an vier – und das unmittelbar nach der Präsentation (Reximedia, 2015). Natürlich ist es nicht entscheidend, wie viele Slides Ihre Zuhörer abrufen können, sondern welche Informationen und Botschaften hängen bleiben. Aber auch hier glänzt PowerPoint nicht unbedingt. Eine Studie von 2001 zeigt, dass Schulklassen, die mithilfe von PowerPoint unterrichtet wurden, statistisch nicht signifikant besser abschnitten als Vergleichsgruppen, die traditionellen Frontalunterricht ohne PowerPoint erhielten. ​ 

Unter neuen Präsentationstechniken versteht man innovative Ansätze zum Vermitteln von Botschaften, die eine Alternative zum gerne genutzten PowerPoint darstellen. Interessanterweise geht der Weg nach vorne hier gerne zurück und altbekannte, analoge Hilfsmittel wie Flipcharts und Whiteboards gewinnen an Beliebtheit. 

Der Vorteil von Medien wie Flipcharts, Whiteboard und Folien, die über einen Projektor an die Wand geworfen werden, ist folgender: Das Publikum kann in Echtzeit mitverfolgen, wie die Informationen verschriftlicht werden. Somit ist nicht alles auf perfekten Slides vorgekaut, sondern wird gemeinsam erarbeitet und bleibt somit eher im Gedächtnis. Der Nachteil? Sie funktionieren am Besten in Meetings, bei denen alle Teilnehmern in einem Raum sitzen. Bei Online-Meetings wird es etwas schwieriger, aber auch hier gibt es innovative Ansätze, die sich von PowerPoint absetzen. Zu den beliebtesten Alternativen, die durch besondere Design-Möglichkeiten herausstechen, gehören Prezi und Canva. ​ 

Folgende neuen Präsentationstechniken sollten Sie in Betracht ziehen:

Vor-Ort Meetings 

Online Meetings

Es gibt mittlerweile einige Alternativen zu PowerPoint, die beim Publikum direkt für Interesse sorgen, weil sie sonst niemand nutzt. Einen guten Überblick finden Sie hier.  

Welche vier Präsentationstechniken sollten Sie beherrschen? ​ 

Visuelle Unterstützung und Abwechslung

Wie war das mit PowerPoint? Eine visuelle Unterstützung der präsentierten Inhalte führt zu besseren Chancen, im Gedächtnis zu bleiben. Am besten funktionieren Bilder state. Zudem ziehen gerade unerwartete Veränderungen die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich. Wenn die ersten drei Folien aus Wörtern und Bildern bestanden und einen blauen Hintergrund hatten, sticht Folie vier besonders hervor, wenn sie ein Video enthält und grün hinterlegt ist.

Eine Gefahr ist hier, im Entertainment-Wahn an Professionalität einzubüßen. Niemand will seinen Zuhörern das Gefühl geben, sie seien auf einem Kindergeburtstag voller Farben und Sound-Effekte – vor allem, wenn es um ein wichtiges Investoren- oder Finanzierungsmeeting geht. Bei internen Meetings und Kundenpräsentationen können farbenfrohe Präsentationen schon eher ankommen. Wägen Sie also zwischen Wow-Effekt und kompetentem Auftreten ab.

Keine Ablenkungen

Visuell soll es also sein, aber nicht ablenken? Die Botschaft soll vielseitig rübergebracht werden, aber bitte immer auf das Thema fokussiert sein? Richtig, hier treffen wir auf eine weitere Gratwanderung. Damit die Kernaussagen in Erinnerung bleiben, müssen Ablenkungen auf ein Minimum begrenzt werden. Zu Ablenkungen gehört alles, was die Aufmerksamkeit der Hörer von diesen Kernaussagen weglenkt – störende Geräusche, technische Schwierigkeiten, visuelle Eindrücke wie auffallende Kleidung des Sprechers und irrelevante Informationen. 

Folgende Frage kann Ihnen helfen, den Bogen zu spannen und inhaltliche Ablenkungen zu minimieren: Welche Geschichte erzähle ich in meiner Präsentation und welche ein bis drei Punkte sollen bei meinem Publikum hängen bleiben? ​ 

Geschichten helfen Menschen, sich an Fakten und Daten zu erinnern. Wer eine gute Geschichte erzählt (das heißt, einen Spannungsbogen aufbaut), hat schon fast gewonnen. Beachten Sie hier den kulturellen Kontext, in dem das Meeting stattfindet. Während die “Tell a Story”-Methodik in den USA sehr weit verbreitet ist, wird ein deutsches Publikum erfahrungsgemäß schnell unruhig, wenn der Bezug zur Sache verloren geht. Auch hier helfen Geschichten, sie sollten aber kurzgehalten werden und einen direkten Bezug zum Thema haben. Neben der einen Geschichte können Zuhörern sich in der Regel bis zu drei Botschaften merken. Alles andere ist Beiwerk und kann gestrichen werden. ​ 

Die richtige Reihenfolge 

Der Harvard Business Review weist in einem Beitrag darauf hin, dass die Reihenfolge der präsentierten Fakten einen großen Einfluss darauf hat, wie gut die Meeting-Teilnehmern sich an Ihren Vortrag erinnern können. Was am Anfang oder am Ende gesagt wird, kann am ehesten später wiedergegeben werden. Die wichtigsten drei Botschaften sollten Sie also direkt zu Anfang klar machen und den gesamten Mittelteil der Präsentation dazu nutzen zu erläutert, warum diese drei Dinge so wichtig sind. Am Ende wird dann noch einmal zusammengefasst.

Ein Beispiel: Sie leiten ein Vertriebsmeeting und wollen Ihrem Team deutlich machen, dass

Starten Sie mit keiner Anekdote, keinem Beispiel eines besonders erfolgreichen Team-Mitgliedes und auch keinem Slide mit Graphen und Zahlen, sondern fassen Sie genau diese Informationen zusammen. Danach können sich dann bunte Graphen anschließen, eine besonders erfolgreiche Vertrieblerin kann ihren Prozess zum Besten geben und Sie können das Team nach Bedenken und Meinungen fragen. Das wäre die effektivste Gliederung. ​ 

Sicherheit und Selbstbewusstsein

Hier kommen unsere Urinstinkte zum Tragen. Niemand will einem unsicheren Anführer folgen, niemand will auf unklare Anweisungen hören, niemand will sich unzuverlässige Informationen merken. Daher müssen Sie Ihre Präsentation mit einer gewissen Selbstsicherheit halten. Das funktioniert am besten, wenn Sie sich gut vorbereitet und viel geübt haben. Ein paar Tipps zur Vorbereitung: ​ 

Paradoxerweise erinnern Zuhörer sich besser an Präsentationen, die nicht perfekt und glatt vorgetragen wurden. Sie sollten auch ein bisschen selbst arbeiten müssen. Das gelingt dann, wenn die Informationen nicht zu gut vorgekaut sind und zwischendurch Fragen, Diskussionen, Schätzfragen oder Widersprüche eingeflochten werden. Sollten Sie also in der Präsentation plötzlich den Faden verlieren, ist das eine super Gelegenheit. Lassen Sie das Publikum einspringen! ​ 

Ein letzter Tipp für Ihre nächste Business-Präsentation 

Machen Sie sich nicht verrückt. Wer es zu gut meint und direkt das ausgefallenste neue Tool zur Präsentationserstellung nutzt, dabei auf ständige Abwechslung und neue Rhetorik-Tricks setzt, überfordert leicht sowohl das Publikum als auch sich selbst. Sie haben etwas Wichtiges zu sagen… oder? Viele Business-Meetings sind deshalb so langweilig, weil die vermittelten Informationen eigentlich auch in einer E-Mail hätten verschickt werden können. Weder der Präsentierende noch die Meeting-Teilnehmer finden die Themen wahnsinnig spannend und so ist am Ende jeder ein bisschen entnervt. Das hätte auch eine tolle Whiteboard-Grafik nicht ändern können. 

Das Allerwichtigste bei Ihrem nächsten Meeting sollte also die Frage sein: Was möchte ich rüberbringen und warum? Wenn Sie darauf eine klare Antwort haben, werden Sie Ihr Publikum mitreißen. ​